【業務効率化】Pythonで自動レポートを作る方法｜Excel・PDF・メール送信まで一括自動化！

はじめに｜レポート作成の手間をPythonで解消しよう

みなさん、毎日のレポート作成や資料作りにこんな悩みはありませんか？

• 毎日同じようなExcelファイルを手作業で作っている…
• 書類をPDFに変換して、メールで送る作業がめんどう…
• できるだけ時間をかけずに、正確にレポートを作りたい！

そんなときに役立つのが Python（パイソン） です。
Pythonは、ちょっとした作業を自動化するのが得意なプログラミング言語で、「手作業でやっていたことを、ボタンひとつで一気に片付ける」こともできるんです。

たとえば、こんなことができます：

• 毎日決まったデータをもとに Excelでレポートを自動生成
• レポートをきれいな PDFに変換
• さらにそれを メールで自動送信！

これがすべてPythonのスクリプト（自動処理のプログラム）でできるので、慣れてくると「もう手作業には戻れない！」という声も多いです。

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この記事では、Pythonを使って

1. Excelファイルの作成
2. PDFファイルへの変換
3. メールでの自動送信

という3ステップをわかりやすく紹介していきます。

「Pythonは初心者だから不安…」という方でも大丈夫！
基本から順番に解説するので、プログラミング未経験の方でも安心して読み進められますよ。

一度スクリプトを作っておけば、毎日、毎週のレポート作業がたった数秒で終わるようになります。
それでは一緒に、業務効率化の第一歩を踏み出してみましょう！

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2. 事前準備｜必要なライブラリと環境設定

Pythonでレポートを自動化するには、あらかじめいくつかの準備が必要です。
この章では、Pythonのインストールから必要なライブラリの導入方法まで、ていねいに解説していきます。

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✅ Pythonがまだインストールされていない方へ

まずはPythonをインストールしましょう。

▼ Pythonの公式サイト（Windows / Mac 対応）

Download Python

The official home of the Python Programming Language

www.python.org

上記ページから最新版をダウンロードして、画面の案内にそってインストールします。
Windowsの方は、「Add Python to PATH」にチェックを入れるのを忘れずに！

もしインストール方法が不安な方は、こちらの記事も参考になります：
👉 【Python入門1】WindowsでPythonを始めよう！IDLEのインストールと基本の使い方ガイド

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✅ 必要なライブラリ一覧

Pythonで自動レポートを作るには、次のような便利なライブラリを使います。

ライブラリ名	役割
pandas	表形式のデータ処理（Excel操作に便利）
openpyxl	Excelファイルの読み書き
matplotlib	グラフの作成
reportlab	PDFファイルの生成
smtplib / email	メールの送信

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✅ 仮想環境の作成（おすすめ）

プロジェクトごとに環境を分けると、他の開発に影響が出にくくなります。

python -m venv report-env
source report-env/bin/activate  # Mac/Linux の場合
report-env\Scripts\activate     # Windows の場合

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✅ ライブラリのインストール

次のコマンドを順番に実行しましょう（仮想環境を有効にしたあとでOKです）：

pip install pandas openpyxl matplotlib reportlab

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✅ Gmailでメール送信を使う予定の方へ

Gmailアカウントでメールを自動送信する場合は、以下を設定しておくと安心です。

• 2段階認証をONにする
• アプリパスワードを発行する（通常のパスワードでは送信できません）

設定方法は後ほど「メール自動送信」の章でくわしく解説します！

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3. ステップ1｜Excelレポートを自動生成する

それではいよいよ、Pythonで「Excelレポートを自動生成」してみましょう！

今回は「売上レポート」を例にして、表の作成 → グラフ作成 → Excel保存までの流れをステップごとに解説していきます。

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📊 サンプルで作るレポート内容

たとえば、こんな売上データを使ってレポートを作るとします：

日付	商品名	売上数	単価
2025-06-01	ノート	5	300
2025-06-01	ペン	10	100
2025-06-02	ノート	3	300
2025-06-02	ペン	7	100

このデータをもとに、「合計売上」「商品ごとの集計グラフ」付きのExcelファイルを自動で作ってみます！

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🧰 使用ライブラリの確認

まずは次のライブラリを使います：

import pandas as pd
import matplotlib.pyplot as plt
from openpyxl import load_workbook

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🧪 ステップ1：データの準備

data = {
    '日付': ['2025-06-01', '2025-06-01', '2025-06-02', '2025-06-02'],
    '商品名': ['ノート', 'ペン', 'ノート', 'ペン'],
    '売上数': [5, 10, 3, 7],
    '単価': [300, 100, 300, 100]
}

df = pd.DataFrame(data)
df['売上合計'] = df['売上数'] * df['単価']

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💾 ステップ2：Excelファイルに保存

file_name = '売上レポート.xlsx'
df.to_excel(file_name, index=False)

これで、売上合計列つきのExcelファイルが作成されました！

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📈 ステップ3：商品別の売上グラフを追加

# 商品ごとの売上合計を集計
grouped = df.groupby('商品名')['売上合計'].sum()

# グラフ作成
plt.figure(figsize=(6, 4))
grouped.plot(kind='bar')
plt.title('商品別売上合計')
plt.ylabel('金額（円）')
plt.tight_layout()
plt.savefig('sales_chart.png')
plt.close()

これで「商品ごとの売上グラフ」が画像ファイルとして保存されます。

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🧩 ステップ4：グラフ画像をExcelに貼り付け（おまけ）

from openpyxl.drawing.image import Image as ExcelImage

book = load_workbook(file_name)
sheet = book.active

img = ExcelImage('sales_chart.png')
sheet.add_image(img, 'F2')  # F2セルに画像を貼る

book.save(file_name)

これで完成！
Excelファイルにはデータとグラフの両方が入っていて、提出用レポートとしてそのまま使えます！

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✅ ここまでのまとめ

• pandasでデータフレームを作って、
• openpyxlでExcelに保存し、
• matplotlibでグラフを作成し、
• グラフ画像をExcelに貼り付ける！

という流れでした。

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4. ステップ2｜レポートをPDFで出力する

Excelレポートが完成したら、次は「PDFファイル」として出力してみましょう！

PDFは、レイアウトが崩れにくく、印刷やメール送信にも便利ですよね。
Pythonなら、これも自動でできちゃいます！

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🔧 今回使うライブラリ

PDF出力には、以下のどちらかの方法が使えます：

方法	内容
reportlab	PDFを1から作成。完全カスタマイズ可能。
pdfkit + wkhtmltopdf	HTMLレイアウトをPDF化（見た目がきれい）。

今回は、初心者にも扱いやすい reportlab を使って、「PDFでレポートを出力する」方法を解説します。

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📦 まずはライブラリをインストール

まだインストールしていない方は、以下を実行してください：

pip install reportlab

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📝 PDF出力のコード例

from reportlab.lib.pagesizes import A4
from reportlab.pdfgen import canvas

# PDFファイル名
file_name = "売上レポート.pdf"

# PDFキャンバス作成（A4サイズ）
c = canvas.Canvas(file_name, pagesize=A4)
width, height = A4

# タイトル
c.setFont("Helvetica-Bold", 16)
c.drawString(100, height - 50, "売上レポート（2025年6月）")

# 見出し
c.setFont("Helvetica", 12)
c.drawString(50, height - 100, "日付        商品名        売上数        単価        売上合計")

# サンプルデータ（実際はDataFrameからループしてもOK）
data = [
    ['2025-06-01', 'ノート', 5, 300, 1500],
    ['2025-06-01', 'ペン', 10, 100, 1000],
    ['2025-06-02', 'ノート', 3, 300, 900],
    ['2025-06-02', 'ペン', 7, 100, 700]
]

# 表の出力
y = height - 130
for row in data:
    row_str = '        '.join(map(str, row))
    c.drawString(50, y, row_str)
    y -= 20  # 行間

# 保存
c.save()
print("PDFファイルが作成されました！")

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✅ 実行するとこうなる！

• タイトルつきのA4レポートが出力されます
• 各行の売上情報がきれいに並んで表示されます
• レイアウトやフォントも自由に調整可能！

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📌 PDF出力のポイント

• drawString(x, y, テキスト)でテキストの配置ができます（左下が原点）
• ループを使えば、DataFrameの行をすべてPDFに出力できます
• グラフをPDFに追加するには、画像として一度保存 → drawImage()で貼り付け可能です

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💡 おまけ：HTMLテンプレートでPDF出力したい人は？

よりきれいなデザインにしたい人は、以下の方法もおすすめです：

• pdfkit + wkhtmltopdf（HTML＋CSSで見た目を整えてからPDF化）
• Jinja2などでテンプレートにデータを差し込み → 自動PDF出力

これは中級向けですが、別記事で紹介予定です！

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5. ステップ3｜レポートをメールで自動送信する

PDFのレポートが完成したら、あとは「メールで自動送信」までできたら最高ですよね！
Pythonを使えば、レポート作成から送信までを完全自動化できます。

ここでは、Gmailアカウントを使ってPDFファイルをメールで送る方法を紹介します。

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📦 必要なライブラリ

標準ライブラリなので、インストールは不要です。

import smtplib
from email.mime.multipart import MIMEMultipart
from email.mime.text import MIMEText
from email.mime.base import MIMEBase
from email import encoders

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🔐 Gmailの設定（事前に必要）

Gmailを使う場合は、アプリパスワードを発行しておく必要があります。

▼ アプリパスワードの手順：

1. Googleアカウント にログイン
2. 「セキュリティ」→「2段階認証プロセス」を有効にする
3. 「アプリ パスワード」を生成（例：Python Mail など）
4. 生成された16文字のコードを控える（これが「メール送信パスワード」になります）

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📤 メール送信コード例（PDF添付つき）

# メール送信設定
from_address = 'あなたのメールアドレス@gmail.com'
to_address = '相手のメールアドレス@example.com'
subject = '売上レポート（自動送信）'
body = 'お疲れ様です。\n売上レポートをお送りします。\nご確認よろしくお願いします。'

# PDFファイルの名前
filename = '売上レポート.pdf'

# メールオブジェクトを作成
msg = MIMEMultipart()
msg['From'] = from_address
msg['To'] = to_address
msg['Subject'] = subject

# 本文追加
msg.attach(MIMEText(body, 'plain'))

# 添付ファイル（PDF）
with open(filename, 'rb') as attachment:
    part = MIMEBase('application', 'octet-stream')
    part.set_payload(attachment.read())

encoders.encode_base64(part)
part.add_header('Content-Disposition', f'attachment; filename= {filename}')
msg.attach(part)

# SMTPサーバに接続して送信
server = smtplib.SMTP('smtp.gmail.com', 587)
server.starttls()
server.login(from_address, 'アプリパスワード')  # ←ここにアプリパスワードを入れる
server.send_message(msg)
server.quit()

print("メールを送信しました！")

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✅ 補足：エラーが出たときの対処法

• 「SMTPAuthenticationError」が出る場合は：
  → アプリパスワードが間違っていないか確認
  → 通常のGmailパスワードではログインできません！
• 「送信先が間違っている」と出る場合：
  → to_address のアドレス形式（@以降含め）をもう一度見直してみましょう

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📌 メール送信の自動化でできること

• レポートを 毎朝自動送信
• ファイル名に日付を入れることも可能（例：売上レポート_2025-06-04.pdf）
• CCやBCCも送れる（msg['Cc'] や msg['Bcc'] を追加）

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6. 応用例｜スケジューラーと組み合わせて毎朝9時に送る

「レポートを自動で作って、PDFにして、メールで送る」――ここまでできたら、
あとは**「毎日決まった時間に自動で実行される」**ようにすれば、完全自動化の完成です！

この章では、Pythonスクリプトを毎朝9時に自動実行する方法を紹介します。

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🔁 方法は2パターン

方法	特徴
scheduleライブラリ	Python内でスケジュールを管理。シンプルで柔軟。
タスクスケジューラ（Windows）	OSレベルで自動実行。PC起動中に限り確実に動作。

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✅ 方法1：scheduleライブラリで毎日9時に実行

まずはPython内で完結するやり方から。

▼ ライブラリのインストール

pip install schedule

▼ サンプルコード（関数を毎朝9時に実行）

import schedule
import time

def job():
    print("レポートを作成して送信します！")
    # ここにExcel → PDF → メール送信の一連の処理を呼び出す
    # report_auto_generate_and_send()

schedule.every().day.at("09:00").do(job)

print("スケジュールを開始します。終了するにはCtrl+Cを押してください。")

while True:
    schedule.run_pending()
    time.sleep(1)

💡このコードは実行中ずっと待機して、毎日9時に処理を自動実行します。

⚠ 注意：このスクリプトは常に起動しておく必要があります。PCを閉じたりスリープすると動作しません。

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✅ 方法2：Windowsタスクスケジューラで自動実行

より確実に実行したい場合は、**Windowsの標準機能「タスクスケジューラ」**がおすすめです。

▼ 設定手順（カンタンです！）

1. スタートメニューで「タスクスケジューラ」と検索し、起動
2. 右側の「基本タスクの作成」をクリック
3. タスク名を入力（例：毎日レポート送信）
4. 「毎日」を選択し、開始時刻を「9:00」に設定
5. 「プログラムの開始」→ Pythonの実行ファイルを選ぶ（例：C:\Python311\python.exe）
6. 「引数の追加」にスクリプト名を入力（例：C:\Users\あなた\report.py）

これだけで、毎朝9時に自動でスクリプトが実行されるようになります！

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⏰ その他Tips

• 複数のスクリプトを順に実行したいときは、バッチファイル（.bat）でまとめると便利
• ログファイルを保存して、実行結果を記録するのもおすすめです
• エラー発生時の通知方法（Slack連携やLINE通知）も応用で可能です

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7. まとめ｜手動作業からの卒業で毎日をもっと効率的に

ここまで読んでくださってありがとうございます！
この記事では、Pythonを使ってレポート作成を自動化する方法をステップごとに紹介してきました。

もう一度、おさらいしておきましょう👇

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✅ 自動レポート作成の流れ

1. Excelファイルを自動生成
   　→ pandasとopenpyxlで売上データや業務データを成形！
2. PDFファイルに出力
   　→ reportlabを使ってきれいに印刷用レポートに変換！
3. メールで自動送信
   　→ smtplibとemailモジュールでPDFを添付して送信！
4. 毎日9時に自動実行
   　→ scheduleライブラリやタスクスケジューラで完全自動化！

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このように、Pythonのスクリプトを一度作ってしまえば、毎日の面倒なレポート作業を一気にラクにできます。

特に事務職・営業職・管理職など、日報・週報・月報を提出することが多い人には、まさに“働き方改革”レベルの効果が期待できます！

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💡 最後にアドバイス

• 最初はシンプルなスクリプトから始めてOK！
• 少しずつカスタマイズして、自分だけの「自動レポート職人」になろう！
• トラブルが起きたら、原因を1つずつチェックすれば大丈夫！

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よくある質問（Q&A）